档案的定义
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档案的定义
档案,是指过去和此刻的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、技术、文化、宗教等活动直接构成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不一样形式的历史纪录。
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《中华人民共和国档案法》第二条规定,“本法所称的档案,是指过去和此刻的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、技术、文化、宗教等活动直接构成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不一样形式的历史纪录。”其特点有:档案是直接构成与社会实践活动的原始的记录;档案是由文件有条件地转化来的;档案来源广泛,资料丰富,形式多样。档案的种类分为三大类:有文书档案、科技档案和专门档案。
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档案的定义及其涵义
列宁:“定义可能有许多,因为对象有许多方面。”
下定义最常用的方法是:“属”加“种差”。采用这种方法,能够给档案下一个定义:
档案是机关、组织和个人在社会活动中构成的,作为历史记录保存起来以备查考的,文字、图像、声音及其它各种方式和载体的文件。
也可简便表述为:档案是人们在社会活动中构成的保存起来以备查考的文件。
除了这种表述外,还能够表述为:国家机构、社会组织和个人在社会活动中构成的,保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。
为了简便起见,也可表述为:原始的历史记录。
另外再介绍《档案法》上的定义。
《中华人民共和国档案法》于1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议透过,1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议修正。
第一章“总则”第二条“本法所称的档案,是指过去和此刻的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接构成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不一样形式的历史记录。”
这几种定义,在基本思想上是相同的,只但是表述方法不一样而已。第一种定义是把“文件”作档案所属,第二种定义是把“原始记录”(历史记录)作为档案的所属,这个原始记录指的就是国内外常用的较为广义的文件。所谓广义的文件,它不仅仅指常规的机关文书,也包括技术文件、文艺手稿以及其它各种文件材料。
一、档案来源
从构成者看来源,有三类:机构、组织、个人。
中国大陆以前不承认个人拥有档案合法性,不重视个人档案,因此许多个人保存的档案,没有集中到一个档案馆保管,相应地削弱了有些档案的利用价值。而国外有些国家则不一样,一些档案管理机构承认个人拥有档案,并鼓励个人把档案存入管理机构,而管理机构只起一种代为保管的作用。但是1996年公布的《中华人民共和国档案法》规定档案有三种所有形式:国家所有、群众所有、个人所有。
二、档案构成
档案是由文书转化而来的。转化条件有三:
(一)办理完毕的文件才能成为档案
所谓办理完毕是相对而言的,主要是指完成了文书处理程序,不能理解为一切文件都要把文件中所说的事情全部办完,才算办理完毕。状况有以下三种:
1、文件资料要求立刻办理完毕,并且已经办理完毕。
2、文件资料要求长期执行(办理),但只要完成了文书处理程序也算一种,如国家的法律、条约、契约、合同、经济远景规划等,只要经过签收、传阅、研究讨论和贯彻执行也算办理完毕。
3、不需要具体办理,只需完成文书处理程序就算办理完毕
从这个角度来看,能够说“文件是档案的前身,档案是文件的归宿”。
(二)具有必须查考利用价值的文件,才能成为档案。
从这个角度来看,能够说“文件是档案的基础,档案是文件的精华”。
(三)按照必须的规律保存起来的文件,才能最后成为档案
从这个角度来看,能够说“文件是档案的因素,档案是文件的组合。”
三、档案的形式:
档案信息的记注方式很多,载体也多种多样。
从档案的载体上来看,有甲骨、金石、纸张、胶片、磁带、磁盘、光盘等。
表达方式基本有三种:文字、图像、声音;
从记录方法来看,有手写、刀刻、印刷、摄影、录音、录像等。
从文件名称上看,古代有诏、诰、题本、奏折、牌等,近代有令、布告、咨、呈。现代有计划、报告、请示、批复、会议记录等。
从类型上说,有文书档案、科技档案、专门档案。
四、档案资料:
档案资料反映了人们各种社会活动,即档案资料上的特征是:
1、十分丰富,无所不包
一个国家的全部档案记载着国家的诞生和发展,政治、经济、军事、文化等各种各样的资料;一个机关的档案记载着机关开展工作和生产活动的信息。从古到今的档案,数量浩如烟海,上至天文、下至地理、中至人事,无所不包。
2、原始性
档案是历史的原始记录,或说是原始的历史记录,这是档案的本质属性。
档案不是人们有意识编写、加工的,而是为完成某项工作自然地构成的。对于后人来说,它是第一手的资料。因此,档案具有很大的凭证作用。
原始性和真实性的区别:
从整体上看,档案是比较可靠的历史记录,但具体到每一份文件,大多数是真实的,部分档案并非如此,主要有两种状况:
一是构成上不真实,是假造、伪造的档案;
二是档案资料失真,构成是真实的,但其资料不真实;
因此,我们就应辩证地看待这个问题。
一方面我们不能百分之百地不加鉴定、不加分析地相信档案的真实和可靠性,但也不能怀疑一切。应当看到绝大部分的档案是真实的、可靠的,有部分档案是假造的、不真实的,但这些也有保存价值,不能随意销毁、涂改。
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